GDPR-Konformität bei VoxPort AI

Diese deutsche Fassung wird Ihnen zur besseren Verständlichkeit zur Verfügung gestellt. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich die englische Fassung; im Falle von Abweichungen oder Widersprüchen hat die englische Fassung Vorrang.

Die Einhaltung der GDPR hängt von der korrekten Konfiguration ab VoxPort AI stellt Werkzeuge und Konfigurationsmöglichkeiten bereit, um eine GDPR-konforme Nutzung zu unterstützen. Die Einhaltung der GDPR erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern hängt von der korrekten Konfiguration Ihres Dienstes, Ihrer Governance als Verantwortlicher und Ihren betrieblichen Praktiken ab. Wir bieten Unterstützung bei der Einrichtung, laufende Beratung und technische Werkzeuge. Die endgültige Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften liegt bei Ihnen als Verantwortlichem.

Unser Engagement

Vollständige Einhaltung der UK GDPR und des Data Protection Act 2018.

Erläuterung der Datenschutzrollen

Ihr Unternehmen (Verantwortlicher)

Sie bestimmen, welche Daten erhoben werden und warum
Sie entscheiden über die Speicherfristen
Sie sind für die Rechtsgrundlage verantwortlich
Sie müssen Anrufer informieren
Sie führen Datenschutzhinweise für Ihre Kunden

VoxPort AI (Auftragsverarbeiter)

Wir verarbeiten Daten im Auftrag und nach Ihren Anweisungen
Wir konfigurieren und individualisieren KI-Agenten
Wir verwalten die Plattform im Hinblick auf die GDPR-Einrichtung
Wir stellen Werkzeuge und Unterstützung bereit
Wir nutzen Ihre Daten für keinen anderen Zweck

Infrastrukturanbieter (Unterauftragsverarbeiter)

Anbieter von Enterprise-Cloud-Plattformen
Gebunden durch strenge Auftragsverarbeitungsverträge
Wir behalten die Aufsicht
Liste auf Anfrage erhältlich

GDPR-orientierte Einrichtung (im Leistungsumfang enthalten)

Wenn Sie Kunde werden:

KI-Individualisierung

Konfiguriert entsprechend den Anforderungen Ihrer Branche
Angepasst für regulierte Branchen (Gesundheitswesen, Recht, Finanzen)
Gesprächsskripte mit Datenminimierung

Datenminimierung

Es werden nur unbedingt erforderliche Informationen erhoben
Nicht benötigte Felder werden deaktiviert
Regelmäßige Überprüfungen

Anrufaufzeichnung und Speicherung

Konfigurierbare Aufzeichnung (ein/aus, selektiv)
Anpassbare Speicherfristen
Automatische Löschung nach Ablauf der Speicherfrist
Sichere, verschlüsselte Speicherung

Dateneigentum

Sie behalten 100 % des Eigentums
Voller Zugriff zum jederzeitigen Export der Daten
Möglichkeit zur Löschung auf Verlangen
Kein Lock-in bei einem Anbieter

Zugriffskontrollen

Rollenbasierte Berechtigungen für Ihr Team
Prüfprotokolle (Audit-Logs)
Multi-Faktor-Authentifizierung

Wesentliche Grundsätze der GDPR

1. Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz
2. Zweckbindung
3. Datenminimierung
4. Richtigkeit
5. Speicherbegrenzung
6. Integrität und Vertraulichkeit
7. Rechenschaftspflicht

Ihre Rechte nach der GDPR

Recht auf Information
Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerspruch
Rechte im Zusammenhang mit automatisierten Entscheidungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte: E-Mail: info@voxport.ai Antwort: Innerhalb von 30 Tagen (kann bei komplexen Anfragen auf 60 Tage verlängert werden)

Wichtig: Rechte betroffener Personen

IHRE Verantwortung (für Geschäftskunden): Wenn IHRE Kunden/Anrufer GDPR-Rechte ausüben, müssen SIE innerhalb von 30 Tagen antworten. Unterstützung durch VoxPort AI: Dashboard-Such- und Exportwerkzeuge, Massendaten-Funktionen, Löschwerkzeuge, Antwortvorlagen, vorrangiger Support. Wir stellen Ihnen die Daten innerhalb von 5 Werktagen bereit, SIE müssen jedoch der betroffenen Person antworten.

Kundenverantwortlichkeiten

Als Verantwortlicher bleiben Sie zuständig für:

Rechtsgrundlage

Bestimmen und dokumentieren Sie, warum Sie Daten verarbeiten. Übliche Rechtsgrundlagen: Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse.

Information der Anrufer

IVR-Ansage: „Dieses Gespräch kann aufgezeichnet werden …“, Datenschutzhinweis auf Ihrer Website, Information vor/bei der Erhebung.

Datenschutzhinweise

Halten Sie Ihre Datenschutzerklärung aktuell, informieren Sie über die KI-gestützte Anrufbearbeitung, verweisen Sie auf VoxPort AI als Auftragsverarbeiter.

Konformer Betrieb

Schulen Sie Ihr Personal in Bezug auf die GDPR, nutzen Sie den Dienst nicht über die angegebenen Zwecke hinaus, überprüfen Sie Ihre Praktiken regelmäßig, melden Sie uns Datenschutzverletzungen unverzüglich.

Konfigurationsmanagement

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen regelmäßig, aktualisieren Sie Speicherfristen bei Bedarf, verwalten Sie den Nutzerzugriff, deaktivieren Sie nicht genutzte Funktionen.

Internationale Datenübermittlungen

Transparenz: Daten können außerhalb des Vereinigten Königreichs/EWR verarbeitet werden, unter anderem in den Vereinigten Staaten.

Schutzmaßnahmen:

Standardvertragsklauseln (SCCs) mit allen Unterauftragsverarbeitern
Durchführung von Transfer Impact Assessments
Technische Maßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen)
Organisatorische Maßnahmen (Schulungen, Richtlinien)
Sie behalten das volle Eigentum unabhängig vom Standort

Warnhinweis zu sensiblen Daten

Besondere Sorgfalt erforderlich bei: ⚠️ Gesundheitsdaten (PHI): erfordert HIPAA-Paket. ⚠️ Daten von Kindern (unter 16 Jahren): gegebenenfalls Einwilligung der Eltern erforderlich. ⚠️ Besondere Kategorien personenbezogener Daten: ausdrückliche Einwilligung erforderlich. ⚠️ Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen: Rechtsgrundlage erforderlich. Ohne Schutzmaßnahmen untersagt: Zahlungskartendaten, Sozialversicherungsnummern (National Insurance Numbers), biometrische Daten, genetische Daten. Kontaktieren Sie info@voxport.ai, bevor Sie sensible Daten verarbeiten.

Verfahren bei Datenschutzverletzungen

Unser Vorgehen:

1. Sofortige Erkennung und Eindämmung
2. Bewertung von Umfang und Schweregrad
3. Meldung an die ICO (innerhalb von 72 Stunden, sofern erforderlich)
4. Benachrichtigung der Kunden (unverzüglich)
5. Benachrichtigung betroffener Personen (bei hohem Risiko)
6. Dokumentation und Abhilfemaßnahmen

Ihre Verpflichtung: Melden Sie uns vermutete Datenschutzverletzungen unverzüglich.

Kontakt

Datenschutzanfragen: info@voxport.ai Allgemeiner Support: info@voxport.ai

Beschwerden bei der ICO: Information Commissioner's Office 0303 123 1113 www.ico.org.uk

VoxPort AI Limited · Company Number NI705644 · info@voxport.ai · +44 7588 376834