Datenschutzerklärung

Diese deutsche Fassung wird Ihnen zur besseren Verständlichkeit zur Verfügung gestellt. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich die englische Fassung; im Falle von Abweichungen oder Widersprüchen hat die englische Fassung Vorrang.

1. Einleitung

Unternehmen: VOXPORT AI LIMITED

Firmennummer: NI705644

Eingetragener Sitz: Unit 7 Main Street, Moira, Craigavon, Nordirland, BT67 0LE

Bei der ICO registriert

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und die UK GDPR (die britische Datenschutz-Grundverordnung) sowie den Data Protection Act 2018 einzuhalten.

Datenschutzrollen:

Ihr Unternehmen (unser Kunde) = Verantwortlicher für Anruferdaten
VoxPort AI = Auftragsverarbeiter
Infrastrukturanbieter = Unterauftragsverarbeiter

2. Von uns erhobene Informationen

Von Website-Besuchern und Interessenten:

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (über Formulare)
Angaben zum Unternehmen
Marketingpräferenzen

Anrufdaten (für Kunden):

Anrufaufzeichnungen (Audiodateien)
Gesprächsprotokolle (Transkripte)
Anrufmetadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Rufnummern)
Während des Anrufs mitgeteilte Anruferinformationen
Termindaten

Technische Daten:

IP-Adresse, Browsertyp, Gerätetyp
Nutzung der Website (aufgerufene Seiten, Verweildauer)
Cookies (siehe Cookie-Richtlinie)

3. Wie wir Ihre Informationen nutzen

Bereitstellung von KI-Empfangsdiensten
Bearbeitung von Anfragen und Terminen
Verbesserung unserer Dienstleistungen
Versand von Serviceupdates und Marketing (mit Einwilligung)
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Betrugsprävention

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Einwilligung: Marketingkommunikation
Vertrag: Erbringung der Dienstleistung
Berechtigte Interessen: Serviceverbesserung, Betrugsprävention
Rechtliche Verpflichtung: Einhaltung des britischen Rechts

5. Datenweitergabe

Wir verkaufen Ihre Daten NICHT.

Wir geben Daten nur an folgende Stellen weiter:

Infrastrukturanbieter (Unterauftragsverarbeiter):

Anbieter von Enterprise-Cloud-Plattformen
KI- und Sprachtechnologiedienste
Alle durch Auftragsverarbeitungsverträge (Data Processing Agreements) gebunden
Liste auf Anfrage erhältlich

Andere Dienstleister:

Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal usw.)
E-Mail-Zustelldienste
Analyseanbieter (Google Analytics mit IP-Anonymisierung)

Gesetzliche Anforderungen:

Gerichtsbeschlüsse oder aufsichtsrechtliche Anforderungen
Anfragen von Strafverfolgungsbehörden (sorgfältig geprüft)

Kundenzugriff:

Kunden haben vollen Zugriff auf ihre eigenen Daten.

Änderungen der Unterauftragsverarbeiter:

30 Tage Vorlaufzeit
Sie können neuen Unterauftragsverarbeitern widersprechen
Recht auf Kündigung, falls der Widerspruch nicht gelöst werden kann

6. Datenspeicherung

Kundenkontodaten:

Aktive Kunden: Dauer der Dienstleistung
Ehemalige Kunden: 6 Jahre (gesetzliche Anforderungen im Vereinigten Königreich)

Anrufdaten (vom Kunden kontrolliert):

Speicherfristen werden vom Kunden in dessen Einstellungen festgelegt
Automatische Löschung nach Ablauf der festgelegten Frist
Der Kunde kann Daten jederzeit löschen

Marketingdaten:

Bis zum Widerruf der Einwilligung
Inaktive Kontakte: Entfernung nach 24 Monaten

Ihre Verantwortung (für Kundenkonten): SIE legen die Speicherfristen für Anruferdaten fest. Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Speicherung den geltenden Gesetzen entspricht. Die Standardeinstellungen dienen lediglich der Vereinfachung und stellen keine Rechtsberatung dar.

7. Ihre Rechte nach der UK GDPR

Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Recht auf Widerruf der Einwilligung
Recht auf Beschwerde bei der ICO

Zur Ausübung Ihrer Rechte: E-Mail: info@voxport.ai Antwortzeit: Innerhalb von 30 Tagen

Kundenverantwortung für die Rechte betroffener Personen: Wenn Sie unser Kunde sind (ein Unternehmen, das VoxPort AI nutzt), sind SIE allein dafür verantwortlich, auf Anfragen betroffener Personen (Ihrer Anrufer) im Zusammenhang mit deren Rechten zu reagieren. Wir stellen unterstützende Werkzeuge zur Verfügung, die rechtliche Verpflichtung liegt jedoch bei Ihnen.

8. Internationale Datenübermittlungen

Unser Dienst nutzt eine globale Cloud-Infrastruktur. Daten können außerhalb des Vereinigten Königreichs/EWR verarbeitet werden, unter anderem in den Vereinigten Staaten.

Wie wir Ihre Daten schützen:

Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) mit allen Unterauftragsverarbeitern
Durchführung von Transfer Impact Assessments (Bewertungen der Übermittlungsrisiken)
Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand
Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
Sie behalten die volle Kontrolle und das Eigentum

9. Sicherheitsmaßnahmen

Technische Sicherheit:

Verschlüsselung: TLS 1.2+ (Übertragung), AES-256 (Ruhezustand)
Multi-Faktor-Authentifizierung
Zugriffskontrollen und Überwachung
Regelmäßige Sicherheitsaudits
Systeme zur Angriffserkennung

Organisatorische Sicherheit:

Datenschutzschulungen für Mitarbeiter
Vertraulichkeitsvereinbarungen
Sicherheitsrichtlinien und -verfahren
Notfallplan für Sicherheitsvorfälle

10. Cookies

Weitere Einzelheiten dazu, welche Cookies wir verwenden, warum wir sie verwenden und wie Sie Ihre Einstellungen verwalten können, finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

11. Datenschutz von Kindern

Unsere Dienste richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.

12. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail und/oder durch einen Hinweis auf der Website mitgeteilt.

13. Kontakt

Datenschutzanfragen: info@voxport.ai Allgemeine Anfragen: info@voxport.ai Eingetragener Sitz: Unit 7 Main Street, Moira, Craigavon, Nordirland, BT67 0LE Firmennummer: NI705644 Bei der ICO registriert

Beschwerde einreichen:

Information Commissioner's Office (ICO) Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF Tel.: 0303 123 1113 Website: www.ico.org.uk

VoxPort AI Limited · Company Number NI705644 · info@voxport.ai · +44 7588 376834