Cumplimiento del RGPD en VoxPort AI

Esta traducción se facilita únicamente a efectos informativos. La versión en inglés es la versión jurídicamente vinculante y prevalecerá en caso de cualquier discrepancia entre ambas versiones.

El cumplimiento del RGPD depende de una configuración correcta VoxPort AI proporciona herramientas y configuración para facilitar un uso conforme al RGPD. Sin embargo, el cumplimiento del RGPD no es automático y depende de la configuración correcta de su servicio, de su gobernanza como Responsable del Tratamiento y de sus prácticas operativas. Ofrecemos apoyo en la puesta en marcha, orientación continua y herramientas técnicas. La responsabilidad última del cumplimiento recae en usted como Responsable del Tratamiento.

Nuestro compromiso

Pleno cumplimiento del UK GDPR y de la Data Protection Act 2018.

Roles en materia de protección de datos explicados

Su empresa (Responsable del Tratamiento)

Usted determina qué datos recopilar y por qué
Usted decide los períodos de conservación
Usted es responsable de la base jurídica
Usted debe informar a las personas que llaman
Usted mantiene los avisos de privacidad para sus clientes

VoxPort AI (Encargado del Tratamiento)

Tratamos los datos por su cuenta y según sus instrucciones
Configuramos y personalizamos los agentes de IA
Gestionamos la plataforma para la configuración conforme al RGPD
Proporcionamos herramientas y apoyo
No utilizamos sus datos para ningún otro fin

Proveedores de infraestructura (Subencargados del Tratamiento)

Proveedores de plataformas cloud empresariales
Sujetos a estrictos Acuerdos de Encargo del Tratamiento
Mantenemos la supervisión
Lista disponible previa solicitud

Configuración orientada al RGPD (incluida)

Cuando se convierte en cliente:

Personalización de la IA

Configurada según los requisitos de su sector
Adaptada a sectores regulados (sanidad, servicios legales, finanzas)
Guiones de llamada con minimización de datos

Minimización de datos

Solo se recopila la información esencial
Los campos innecesarios se desactivan
Revisiones periódicas

Grabación de llamadas y conservación

Grabación configurable (activar/desactivar, selectiva)
Períodos de conservación personalizables
Eliminación automática al expirar el período de conservación
Almacenamiento seguro y cifrado

Propiedad de los datos

Usted conserva el 100 % de la propiedad
Acceso completo para exportar los datos en cualquier momento
Posibilidad de eliminarlos a petición
Sin dependencia de proveedor

Controles de acceso

Permisos basados en roles para su equipo
Registros de auditoría
Autenticación multifactor

Principios clave del RGPD

Licitud, lealtad y transparencia
Limitación de la finalidad
Minimización de datos
Exactitud
Limitación del plazo de conservación
Integridad y confidencialidad
Responsabilidad proactiva

Sus derechos conforme al RGPD

Derecho a ser informado
Derecho de acceso
Derecho de rectificación
Derecho de supresión
Derecho a la limitación del tratamiento
Derecho a la portabilidad de los datos
Derecho de oposición
Derechos relacionados con la toma de decisiones automatizada

Para ejercer sus derechos: Correo electrónico: info@voxport.ai Respuesta: En un plazo de 30 días (puede ampliarse a 60 días en solicitudes complejas)

Aspecto crítico: derechos de los interesados

SU responsabilidad (para clientes empresariales): Cuando SUS clientes/personas que llaman ejerzan derechos del RGPD, USTED deberá responder en un plazo de 30 días. Apoyo de VoxPort AI: herramientas de búsqueda y exportación en el panel, capacidades de exportación masiva, herramientas de eliminación, plantillas de respuesta, soporte prioritario. Le facilitamos los datos en un plazo de 5 días hábiles, pero es USTED quien debe responder al interesado.

Responsabilidades del cliente

Como Responsable del Tratamiento, usted sigue siendo responsable de:

Base jurídica

Identificar y documentar por qué trata los datos. Bases habituales: Consentimiento, Contrato, Interés legítimo

Información a las personas que llaman

Mensaje de IVR: "Esta llamada puede ser grabada..."; aviso de privacidad en su sitio web; información antes o en el momento de la recopilación

Avisos de privacidad

Mantenga su política de privacidad actualizada; incluya información sobre la gestión de llamadas por IA; referencie a VoxPort AI como encargado del tratamiento

Operaciones conformes

Forme a su personal en materia de RGPD; no utilice el servicio más allá de los fines indicados; revise sus prácticas periódicamente; notifíquenos de inmediato cualquier violación de seguridad de los datos

Gestión de la configuración

Revise la configuración periódicamente; actualice la conservación según sea necesario; gestione el acceso de los usuarios; desactive las funciones no utilizadas

Transferencias internacionales de datos

Transparencia: Los datos pueden tratarse fuera del Reino Unido/EEE, incluido en los Estados Unidos.

Garantías:

Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) con todos los subencargados del tratamiento
Evaluaciones de impacto de las transferencias realizadas
Medidas técnicas (cifrado, controles de acceso)
Medidas organizativas (formación, políticas)
Usted conserva la propiedad plena con independencia de la ubicación

Advertencia sobre datos sensibles

Requieren especial atención:

⚠️ Datos sanitarios (PHI) - Requiere el paquete HIPAA
⚠️ Datos de menores (de menos de 16 años) - Puede requerirse consentimiento parental
⚠️ Datos de categoría especial - Se requiere consentimiento explícito
⚠️ Datos de antecedentes penales - Se requiere base jurídica

Prohibidos sin las garantías adecuadas:

Información de tarjetas de pago
Números de la Seguridad Social (National Insurance)
Datos biométricos
Datos genéticos

Contacte con info@voxport.ai antes de tratar cualquier dato sensible.

Procedimientos ante violaciones de seguridad de los datos

Nuestro proceso:

Detección y contención inmediatas
Evaluación del alcance y la gravedad
Notificación a la ICO (en un plazo de 72 horas si procede)
Notificación al cliente (de inmediato)
Notificación a las personas afectadas (si el riesgo es alto)
Documentación y subsanación

Su obligación: Notifíquenos de inmediato cualquier violación de seguridad sospechada.

Contacto

Consultas sobre privacidad: info@voxport.ai Soporte general: info@voxport.ai

Reclamaciones ante la ICO: Information Commissioner's Office 0303 123 1113 www.ico.org.uk

VoxPort AI Limited · Company Number NI705644 · info@voxport.ai · +44 7588 376834