Conformité RGPD chez VoxPort AI

Cette traduction en français est fournie à titre informatif, pour votre confort de lecture. Seule la [version anglaise](#english) fait foi sur le plan juridique et prévaut en cas de divergence ou de contradiction entre les deux versions.

La conformité RGPD dépend d’une configuration correcte VoxPort AI fournit des outils et une configuration pour favoriser une utilisation conforme au RGPD. Toutefois, la conformité au RGPD n’est pas automatique : elle dépend de la configuration correcte de votre service, de votre gouvernance en tant que Responsable du traitement, et de vos pratiques opérationnelles. Nous fournissons un accompagnement à la mise en place, des conseils continus et des outils techniques. La responsabilité ultime de la conformité vous incombe en tant que Responsable du traitement.

Notre engagement

Conformité totale au UK GDPR et au Data Protection Act 2018.

Explication des rôles en matière de protection des données

Votre entreprise (Responsable du traitement)

Vous déterminez quelles données collecter et pourquoi
Vous décidez des durées de conservation
Vous êtes responsable de la base légale
Vous devez informer les appelants
Vous tenez à jour les avis de confidentialité destinés à vos clients

VoxPort AI (Sous-traitant)

Nous traitons les données pour votre compte, selon vos instructions
Nous configurons et personnalisons les agents IA
Nous gérons la plateforme pour la configuration RGPD
Nous fournissons des outils et une assistance
Nous n’utilisons pas vos données à d’autres fins

Fournisseurs d’infrastructure (Sous-traitants ultérieurs)

Fournisseurs de plateformes cloud d’entreprise
Liés par des accords de traitement des données stricts
Nous maintenons une supervision
Liste disponible sur demande

Configuration axée sur le RGPD (incluse)

Lorsque vous devenez client :

Personnalisation de l’IA

Configurée selon les exigences de votre secteur
Adaptée aux secteurs réglementés (santé, juridique, finance)
Scripts d’appel appliquant la minimisation des données

Minimisation des données

Seules les informations essentielles sont collectées
Les champs superflus sont désactivés
Revues régulières

Enregistrement des appels et conservation

Enregistrement configurable (activé/désactivé, sélectif)
Durées de conservation personnalisables
Suppression automatique après expiration de la durée de conservation
Stockage sécurisé et chiffré

Propriété des données

Vous conservez 100 % de la propriété
Accès complet pour exporter vos données à tout moment
Possibilité de suppression à la demande
Aucune dépendance à un fournisseur (« vendor lock-in »)

Contrôles d’accès

Autorisations basées sur les rôles pour votre équipe
Journaux d’audit
Authentification multifacteur

Principes clés du RGPD

Licéité, loyauté, transparence
Limitation des finalités
Minimisation des données
Exactitude
Limitation de la conservation
Intégrité et confidentialité
Responsabilité

Vos droits en vertu du RGPD

Droit à l’information
Droit d’accès
Droit de rectification
Droit à l’effacement
Droit à la limitation du traitement
Droit à la portabilité des données
Droit d’opposition
Droits relatifs à la prise de décision automatisée

Pour exercer vos droits : E-mail : info@voxport.ai Réponse : Dans un délai de 30 jours (pouvant être prolongé à 60 jours pour les demandes complexes)

Essentiel : Droits des personnes concernées

VOTRE responsabilité (pour les clients professionnels) : Lorsque VOS clients/appelants exercent leurs droits RGPD, VOUS devez répondre dans un délai de 30 jours. Assistance de VoxPort AI : • Outils de recherche et d’export depuis le tableau de bord • Fonctionnalités d’export groupé • Outils de suppression • Modèles de réponse • Support prioritaire Nous vous fournissons les données dans un délai de 5 jours ouvrés, mais c’est VOUS qui devez répondre à la personne concernée.

Responsabilités du client

En tant que Responsable du traitement, vous demeurez responsable des éléments suivants :

Base légale : Identifier et documenter les raisons pour lesquelles vous traitez des données. Bases courantes : consentement, contrat, intérêt légitime
Information des appelants : Message SVI : « Cet appel peut être enregistré... », avis de confidentialité sur votre site, information avant/au moment de la collecte
Avis de confidentialité : Tenir votre politique de confidentialité à jour, inclure des informations sur le traitement des appels par IA, mentionner VoxPort AI en tant que sous-traitant
Opérations conformes : Former votre personnel au RGPD, ne pas utiliser le service au-delà des finalités énoncées, revoir régulièrement vos pratiques, nous signaler immédiatement toute violation de données
Gestion de la configuration : Revoir régulièrement les paramètres, mettre à jour la conservation si nécessaire, gérer l’accès des utilisateurs, désactiver les fonctionnalités inutilisées

Transferts internationaux de données

Transparence : Les données peuvent être traitées en dehors du Royaume-Uni/EEE, y compris aux États-Unis.

Garanties :

Clauses contractuelles types (CCT) avec tous les sous-traitants ultérieurs
Évaluations de l’impact des transferts réalisées
Mesures techniques (chiffrement, contrôles d’accès)
Mesures organisationnelles (formation, politiques)
Vous conservez la pleine propriété quel que soit l’emplacement

Avertissement concernant les données sensibles

Vigilance accrue requise pour : ⚠️ Les données de santé (PHI) : Nécessitent le forfait HIPAA ⚠️ Les données d’enfants (moins de 16 ans) : Le consentement parental peut être requis ⚠️ Les données de catégories particulières : Consentement explicite requis ⚠️ Les données relatives aux condamnations pénales : Base légale requise Interdit sans garanties : • Les informations de carte de paiement • Les numéros de sécurité sociale (National Insurance) • Les données biométriques • Les données génétiques Contactez info@voxport.ai avant de traiter toute donnée sensible.

Procédures en cas de violation de données

Notre processus :

Détection et confinement immédiats
Évaluation de l’ampleur et de la gravité
Notification à l’ICO (dans un délai de 72 heures si requis)
Notification au client (immédiate)
Notification aux personnes concernées (en cas de risque élevé)
Documentation et remédiation

Votre obligation : Nous signaler immédiatement toute violation suspectée.

Contact

Demandes relatives à la confidentialité : info@voxport.ai Support général : info@voxport.ai

Réclamations auprès de l’ICO : Information Commissioner’s Office 0303 123 1113 www.ico.org.uk

VoxPort AI Limited · Company Number NI705644 · info@voxport.ai · +44 7588 376834