GDPR-naleving bij VoxPort AI
Deze vertaling wordt uitsluitend voor het gemak van de gebruiker aangeboden. De Engelse versie van dit document is de juridisch bindende versie en prevaleert in geval van tegenstrijdigheden.
GDPR-naleving hangt af van een juiste configuratie
VoxPort AI biedt hulpmiddelen en configuratie om GDPR-conform gebruik te ondersteunen. Naleving van de GDPR gebeurt echter niet automatisch en hangt af van de juiste configuratie van uw dienst, uw governance als verwerkingsverantwoordelijke en uw operationele praktijken. Wij bieden ondersteuning bij de inrichting, doorlopende begeleiding en technische hulpmiddelen. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor naleving rust bij u als verwerkingsverantwoordelijke.
Onze inzet
Volledige naleving van de UK GDPR en de Data Protection Act 2018.
Rollen op het gebied van gegevensbescherming toegelicht
Uw bedrijf (verwerkingsverantwoordelijke)
- U bepaalt welke gegevens worden verzameld en waarom
- U beslist over de bewaartermijnen
- U bent verantwoordelijk voor de rechtsgrond
- U dient bellers te informeren
- U houdt privacyverklaringen voor uw klanten bij
VoxPort AI (verwerker)
- Wij verwerken gegevens namens u volgens uw instructies
- Wij configureren en passen AI-agenten aan
- Wij beheren het platform voor de GDPR-inrichting
- Wij bieden hulpmiddelen en ondersteuning
- Wij gebruiken uw gegevens niet voor enig ander doel
Infrastructuurleveranciers (subverwerkers)
- Aanbieders van cloudplatforms voor ondernemingen
- Gebonden aan strikte verwerkersovereenkomsten
- Wij houden toezicht
- Lijst beschikbaar op verzoek
GDPR-gerichte inrichting (inbegrepen)
Wanneer u klant wordt:
AI-aanpassing
- Geconfigureerd voor de vereisten van uw sector
- Afgestemd op gereguleerde sectoren (gezondheidszorg, juridisch, financieel)
- Gespreksscripts met gegevensminimalisatie
Gegevensminimalisatie
- Alleen essentiële informatie wordt verzameld
- Onnodige velden uitgeschakeld
- Regelmatige beoordelingen
Gespreksopname en bewaring
- Instelbare opname (aan/uit, selectief)
- Aanpasbare bewaartermijnen
- Automatische verwijdering na afloop van de bewaartermijn
- Veilige, versleutelde opslag
Eigendom van gegevens
- U behoudt de volledige eigendom
- Volledige toegang om gegevens op elk moment te exporteren
- Mogelijkheid om op verzoek te verwijderen
- Geen vendor lock-in
Toegangscontroles
- Rolgebaseerde rechten voor uw team
- Auditlogboeken
- Meervoudige authenticatie
Belangrijkste GDPR-beginselen
- Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
- Doelbinding
- Minimale gegevensverwerking
- Juistheid
- Opslagbeperking
- Integriteit en vertrouwelijkheid
- Verantwoordingsplicht
Uw rechten onder de GDPR
- Recht om te worden geïnformeerd
- Recht op inzage
- Recht op rectificatie
- Recht op verwijdering
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
- Recht van bezwaar
- Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming
Om uw rechten uit te oefenen: E-mail: info@voxport.ai Reactietermijn: binnen 30 dagen (kan worden verlengd tot 60 dagen bij complexe verzoeken)
Belangrijk: rechten van betrokkenen
UW verantwoordelijkheid (voor zakelijke klanten): Wanneer UW klanten/bellers hun GDPR-rechten uitoefenen, dient U binnen 30 dagen te reageren. Ondersteuning van VoxPort AI: dashboard voor zoeken en exporttools, mogelijkheden voor bulkgegevens, verwijderingstools, antwoordsjablonen, prioritaire ondersteuning. Wij verstrekken de gegevens aan u binnen 5 werkdagen, maar U dient aan de betrokkene te reageren.
Verantwoordelijkheden van de klant
Als verwerkingsverantwoordelijke blijft u verantwoordelijk voor:
Rechtsgrond
Bepaal en documenteer waarom u de gegevens verwerkt. Gangbare gronden: toestemming, overeenkomst, gerechtvaardigd belang.
Informeren van bellers
IVR-bericht: "Dit gesprek kan worden opgenomen...", privacyverklaring op uw website, informatie vóór of bij het verzamelen.
Privacyverklaringen
Houd uw privacybeleid actueel, vermeld informatie over AI-gespreksafhandeling, verwijs naar VoxPort AI als verwerker.
Conforme werkwijzen
Train uw medewerkers over de GDPR, gebruik de dienst niet buiten de vermelde doeleinden, evalueer de werkwijzen regelmatig, meld datalekken onmiddellijk aan ons.
Configuratiebeheer
Beoordeel de instellingen regelmatig, werk de bewaartermijnen bij indien nodig, beheer gebruikerstoegang, schakel ongebruikte functies uit.
Internationale doorgifte van gegevens
Transparantie: gegevens kunnen buiten het VK/de EER worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten.
Waarborgen:
- Standaardcontractbepalingen (SCC's) met alle subverwerkers
- Uitgevoerde effectbeoordelingen van gegevensoverdracht
- Technische maatregelen (versleuteling, toegangscontroles)
- Organisatorische maatregelen (opleiding, beleid)
- U behoudt volledige eigendom, ongeacht de locatie
Waarschuwing voor gevoelige gegevens
Extra zorgvuldigheid vereist voor:
- ⚠️ Gezondheidsgegevens (PHI): HIPAA-pakket vereist
- ⚠️ Gegevens van kinderen (onder de 16 jaar), ouderlijke toestemming kan vereist zijn
- ⚠️ Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: expliciete toestemming vereist
- ⚠️ Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen: rechtsgrond vereist
Verboden zonder waarborgen:
- Betaalkaartgegevens
- National Insurance-nummers
- Biometrische gegevens
- Genetische gegevens
Neem contact op met info@voxport.ai voordat u gevoelige gegevens verwerkt.
Procedures bij datalekken
Ons proces:
- Onmiddellijke detectie en indamming
- Beoordeling van de omvang en ernst
- Kennisgeving aan de ICO (binnen 72 uur indien vereist)
- Kennisgeving aan de klant (onmiddellijk)
- Kennisgeving aan betrokkenen (bij hoog risico)
- Documentatie en herstel
Uw verplichting: meld vermoede datalekken onmiddellijk aan ons.
Contact
Privacyvragen: info@voxport.ai Algemene ondersteuning: info@voxport.ai
Klachten bij de ICO: Information Commissioner's Office 0303 123 1113 www.ico.org.uk
VoxPort AI Limited · Company Number NI705644 · info@voxport.ai · +44 7588 376834